Plannen en organiseren

Wanneer je net als ik een creatief brein hebt, dan ken je het gevoel dat je het ene moment alles onder controle denkt te hebben en het volgende moment niet meer weet wat je nu ook alweer aan het doen was. Ik ben dan ook een ster in mapjes aanmaken, planningen verzinnen en kasten opnieuw organiseren. Maar hier vervolgens dan mee werken zoals ik van plan was… tja dat blijft lastig. Ik heb inmiddels heel wat uurtjes gespendeerd aan nieuwe workflows bedenken, systemen en apps downloaden en het internet afstruinen naar tips en tricks. In dit artikel deel ik de tips die mij wel hebben weten te helpen orde te scheppen in de chaos. En mocht je na het lezen nog een tip voor mij hebben of een tool weten die hierbij past? Feel free to share!

Braindump

Het woord zegt het al, het is letterlijk alles wat in je hoofd zit dumpen (op papier). En ja dit kan soms veel en onoverzichtelijk zijn. Maar door alles, maar dan ook alles wat je te binnenschiet en je bezighoudt op papier te zetten, krijg je ruimte in je hoofd en kun je letterlijk orde gaan scheppen. Dus ben je de draad even kwijt, stroomt je hoofd over? Pak dan pen en papier en ga schrijven. Niet nadenken, maar schrijven. Van je sokken op kleur sorteren tot de deadline bij die ene klant. Alles zet je op papier. Vervolgens ga je kijken wat er bij elkaar hoort, wat prioriteit heeft en wat kan wachten. Ik vind het heerlijk om hier mijn week me te starten. 

Prioriteitenmatrix van Eisenhower

Ik hoor je denken, ja leuk prioriteiten bepalen in dat rommelige overzicht van mijn braindump. Wat mij goed helpt bij het bepalen van mijn prioriteiten, is de Matrix van Eisenhower. Ik denk dat het misschien wel één van de bekendste modellen is als het gaat om prioriteiten stellen. En dat is niet voor niets.

Zoals je hier ziet, verdeel je al je taken uit je braindump in 4 categorieën:

Belangrijk-Urgent (Doen), Belangrijk-Niet urgent (Plannen), Niet belangrijk-Urgent (Delegeren), Niet belangrijk-Niet urgent (Niet doen).

Ik werk graag met vier verschillend gekleurde post-it’s. Op iedere post-it komen de daarbij behorende taken te staan. Vervolgens plan ik alles van de post-it ‘Belangrijk-Niet urgent’ en Delegeer ik alles van Onbelangrijk – Urgent, kan ik iets niet delegeren dan komt hij onderaan mijn post-it Belangrijk-Urgent te staan. Vervolgens ga ik met deze post-it aan de slag. 

Bepaal je doelen

Dit is misschien wel de belangrijkste tip. En slim om te doen voor je prioriteiten gaat stellen. Bepaal je doel of doelen. Dit hoeft niet groots of meeslepend te zijn. Begin klein. Is je doel om je deadline te halen, dan hebben alle taken die hiermee te maken hebben de hoogste prioriteit. Is je doel om rust en ruimte te hebben vandaag, dan gaan er meer taken op de post-it plannen. Je focus op wat urgent is verandert dus door je doel. Werk je voor jezelf dan heb je wellicht kernwaarden en doelen opgesteld. Pak deze er eens bij als je prioriteiten gaat stellen. Het helpt je richting te bepalen.

Life Admin Day

Een wat? Yes, het idee heb ik van Muchelle B een Australische vlogster, die één keer in de zoveel tijd een Life Admin Day plant. Een dag waarop ze al die stomme onbelangrijke klusjes doet. Dus die schoenen met versleten hak naar de schoenmaker brengen, je tandartsafspraak plannen, je verzekering opzeggen, etc. Ook voor mij is dit de manier om mijn hoofd leeg te maken en weet je wat, het geeft net zo’n voldaan gevoel als het halen van die deadline.

Hopelijk heb je wat aan deze tips. Mocht je nu een goede tip voor mij hebben of een handige tool kunnen aanraden? Laat het me weten!

Geef een reactie